Как кадровик помогает сотрудникам сесть на «шею» руководителя и собственника
В рамках статьи мы не хотим сказать, что все кадровики такие, мы знакомы с очень хорошими кадровиками, и частично предложенные решения взяты у них. Но хотелось бы вскрыть недоработки кадровиков, от которых страдает бизнес, собственник, руководитель.
Роль кадровика
Впервые я задумалась над этим вопросом, когда столкнулась с некачественной работой сотрудника: взяли инженера, «все умею, все знаю», резюме хорошее, записи в трудовой книжке имеются, говорит профессиональным языком. Через пару месяцев работы выясняется, что поставленное задание выполняет «так как считает нужным», а не по стандарту с которым ознакомлен, руководитель и тем более Заказчик такую работу принимать отказываются. По-другому делать не собирается – «я считаю».
Ставлю задачу кадровику – уволить. Зачем мне сотрудник, который по факту не выполняет поставленные задачи и мы получаем не ожидаемый результат. И тут началось…
К – кадровик
С- собственник
К: - А мы не можем его уволить!
С: - Как не можем? Он же не справляется с поставленными задачами?!
К: - Оснований нет!
С: - Так он ничего не выполнил?!
К: - Это не законно, у нас это не фиксируется, и трудовая сочтет это как превышение полномочий и будет на его стороне.
То есть трудовая подходит к этому вопросу достаточно формально (запись в трудовой книжке, квалификация и прочее есть – значит с ним все нормально), а то, что не справляется – вы это докажите. Он на вас заявит, что вы к нему придираетесь.
Можем уволить только по соглашению сторон либо сокращению единицы, но это с компенсацией оплаты труда за несколько месяцев. По статье мы его тоже уволить не можем, так как нет факта, зафиксированного комиссией о нарушениях.
То есть, мало того, что мы платим ему заработную плату, а он никакой пользы компании не принес, так нам теперь еще и откупиться от него нужно, что бы у меня не было лишних проблем.
Небольшая оговорка в нашей статье: кадровик это сотрудник, выполняющий данную функцию в организации, это может быть и главный бухгалтер или зам, это не важно. Функция в организации есть, и ее кто-то выполняет, конечно, возможно в форме одолжения.
Спойлер
В настоящее время есть уже целая категория работников, которые специализируются на шантаже, и причинению различного вреда компаниям (мелкое воровство хоз. предметов, ущерб, сплетни, создание напряженной и конфликтной ситуации в коллективе, настраивание персонала против собственника, отсутствие результатов в работе).
Какие обязанности берет себе кадровик
Приходилось встречать на проектах кадровиков – явных представителей профсоюза, рьяно защищающих интересы сотрудников правдами и не правдами, ключевое неправдами, обосновывая необходимость откупиться, не увольнять по статье - поступить по-человечески. А как поступал сотрудник подводя в сложный момент компанию и коллектив? При этом как правило ситуация создается попустительством кадровика, не организовано взятие объяснительных, не подсказывает руководителю вовремя как поступить в той или иной ситуации. «Не спрашивают, я и молчу, вот если бы вы спросили тогда да…».
И вот тут я впервые задумалась - а кадровик ли ты мне? Те друг или враг?
С: - А почему вы, не начали вести полный кадровый учет который защитит организацию с самого начала? ( я по наивности своей полагала, что это базовые навыки, по умолчанию присутствующие у всех кадровиков).
К: - А я не знала, что вам это надо. И я не хочу собирать с сотрудников объяснительные – это унизительно (то есть переходить на вашу сторону и становиться всему коллективу врагом). Кадровик ставит себя на место сотрудников.
Зарплату кадровику я должна платить 2 раза в месяц, как было указано в договоре, а обязанности свои она выполнять не будет, что бы с коллективом не поссориться.
С: - А вы здесь для чего?! Возникает у меня логический вопрос
К: - Что бы трудовые заполнять и личные дела вести.
Занавес.
Слой персонала с исключительными правами
Проще говоря, законодательство законодательством, а суть бизнеса заключается в создании прибыли, оплаты налогов и зарплат. Подход только с законодательной стороны со всеми гарантиями работникам породил целый слой персонала, который вместо выполнения поставленных задач:
- Не обладает достаточной квалификацией – спрос на такой уровень персонала есть;
- Не имеет желания обучаться и развиваться;
- Задачи, которые ставит руководитель, исполняются по своему умозаключению, на свой лад, не по стандарту, в большинстве своем неверно и приводит к разрывам контрактов компании;
- В случае взыскательных мер со стороны руководителя за некачественную работу – обращение в трудовую инспекцию, налоговую, следственный комитет, суд, роспотребнадзор – что создает дополнительные проблемы и угрозы бизнесу и страдают сотрудники «оставшиеся в лодке».
А что так можно было?
Можно, собственнику не только можно, но и нужно ставить перед кадровиком цели его работы, и если у того не хватает навыков, то привлекать более профессиональных специалистов для постановки кадрового учета на предприятии. И далее оценивать сможет ли имеющийся кадровик поддерживать созданную систему кадрового учета, отвечающую запросам бизнеса.
Когда вскрывается подобная ситуация, мы первым делом проводим организационный аудит , что бы увидеть полную картину и сформировать план действий по приведению ситуации в надлежащий вид.
Нюансы данной проблемы заключаются в том, что собственник зачастую забывает, что он собственник, а не меценат, которому нужно содержать, кормить, обеспечивать ипотеки и прочее своим сотрудникам, потому что устроил их к себе на работу. В ущерб ставится бизнес, который и должен приносить деньги.
Насколько сотрудники выполняют взятые на себя обязательства?
Мы не встречали собственников, которые не выполняют свои обязательства по выплате заработной платы. Как правило, собственник выплачивает 100% заработной платы за каждый месяц, соответственно свои обязательства выполняет на 100%. Не всегда деньги направленыне на оплату труда уже заработаны, это могут быть кредиты, резервы в счет будущих постулпений.
Даже при наличии систем премирования, в ряде организаций премии выплачиваются по умолчанию, закрывая глаза на недоработки. Помимо этого сотрудники уменьшают процент выполнения своих обязанностей многочисленными опозданиями, отпроситься в школу, налоговую и т.д. и, как правило, заработная плата не уменьшается, заявления не пишутся. Соответственно большинство сотрудников со своей стороны не выполняют обязательства на 100%. Вам не кажется что это «кривая» ситуация?
Кто знает хоть одного сотрудника выполнившего взятые им обязательства на 100%?
В итоге за год сотрудник несколько десятков раз пользуется хорошим расположением собственника, руководителя. При этом зафаиксированных фактов его недоработок, отсутвий, болезней, опозданий, раньше ушел - нет.
Недоработки кадровика или попустительство
Факты или ошибки кадровика заключаются в следующем:
- Кадровик отстаивает интересы персонала, а не собственника;
- Не ведет полноценный учет кадров;
- Договора, должностные обязанности и прочая документация за частую скачены из интернета, а не составленные по фактически выполняемым действиям должности;
- Не создаются наблюдательные комиссии, фиксирующие нарушение/неисполнение регламентов сотрудниками;
- Испытательный срок формален – по завершению не производится срез по квалификации и полученным знаниям;
- При устройстве на работу, отсутствует обратная связь по практическим навыкам сотрудника;
- Не отслеживает «жизненный цикл» сотрудника в данной должности (выгорание, пора повышать, нанимать помощников, искать замену), соответственно нет подсказки и рекомендаций руководителю в нужный момент;
- Портрет сотрудника формируется по устаревшим методикам, которые не отражают реальной действительности;
- Постановка задач руководителем ведется устно, что в дальнейшем лишает компанию возможности взыскать с сотрудника за невыполненную задачу и привлечь к ответственности;
- Ответственность сотрудников перед компанией формальная, общая не конкретизированая;
- Некоторые сотрудники с целью «подхалтурить» регулярно под разными предлогами отпрашиваются, или болеют без оформления больничных;
- Второй вариант «подхалтурить» внезапный отпуск или не отгулянный отпуск;
- Не прописанные обязанности, пусть даже предполагаемые должностью, выполняются с позиции одолжения, только из-за того, что не прописаны;
- Зачастую, организация учета рабочего времени и выполненных задач – ведется формально, и с кадровика перекладывается на руководителя отдела или собственника;
- Сотрудники имеют доступ к кадровому документообороту;
- С кадровиком «можно договориться» о записях, пропусках, опозданиях, получении трудовой в обход собственника, справках, и прочем. Заявления отсутствуют;
- В случае возникшей ситуации «сливает» кадровый учет в органы, делает нужные справки для трудовых инспекций, суда, налоговых;
Все выше перечисленное называется попустительство и растление персонала.
Тенденция
Социальная реклама нацелена на то что собственник должен и обязан: платить налоги, платить заработную плату. Показывают и организуют страшилки с "маски-шоу". В итоге если не вникать, в суть, не разбираться в обязанностях персонала, то ситуация выглядит безисходной и бизнесом лучше не заниматься. Система при подготовке кадров - юристов, кадровиков, бухгалтеров "вдалбливает" - должен / обязан, но не акцентирует внимания на том, как защитить бизнес.
Сейчас же все больше собственников осознают, что бизнес — это не то, что показывают по телевизору/в налоговых/сми или преподают в учебных заведениях.
Бизнес – это прежде всего работающая структура, у которой есть свои особенности, цели, подходы. Например, то, что подходит одной производственной компании – не подойдет другой, хотя вроде бы и занимаются одним и тем же. И многое зависит от того насколько реализованы все функции и в т.ч. правильная работа с персоналом.
Основная задача кадровика – в случае необходимости (не возможность выполнения контрактов, сложные ситуации, ковидлы, санкции и т.д.) что бы собственник всегда мог с наименьшими потерями сократить количество персонала, или же набрать нужное его количество, мобилизовать внутренние ресурсы для выполнения амбициозных задач. Это не должно переходит в плоскость личных отношений, или излишне взятых на себя обязательств. Все должно быть в рамках договоренностей, а договоренности это правильные, подробные договора с сотрудниками, должностные инструкции, положения отделов, регламенты, трудовой распорядок и отслеживание выполнения этих документов и фиксирование всех важных событий договорных отношений. Персонал постоянно ведет работу по расширению своих комфортных границ, регулярно переходит оговоренные границы и проверяет, что за это будет, ничего? Значит путь свободен, расширяем границы дальше.
В итоге получаем ситуацию, когда не персонал работает на компанию, а руководитель работает на персонал и своей силой воли закрывает все огрехи, недоработки сотрудников, в данном случае приставка «со» лишняя, так как не отражает действительности, остается только «труТни». А у вас труТни или сотрудники, вы рулите или на вас едут?
Работодатель – банкомат для сотрудников
Ситуации в жизни бывают разные, собственник это не банкомат, который 2 раза в месяц ОБЯЗАН стабильно выплачивать обещанную зарплату, у него могут быть сложные времена, препятствия со стороны налоговой и прочих гос.органов, не выполнение обязательств со стороны заказчиков и исполнителей, пандемия, а так же возможность все начать с начала – если вдруг так сложится жизнь.
А уж с сотрудником, который действительно знает свое дело и выполняет поставленные задачи качественно, собственник всегда найдет возможность остаться во взаимно выгодных отношениях. Ведь тот, у кого голова на плечах и руки (простите) из того места всегда себе заработает, а тот, у кого есть только права из трудового законодательства - будет всю жизнь ходить по судам и отстаивать свои «нарушенные права».
Резервы бизнеса
Компания получает посредственные результаты, вследствие чего? А оказывается большая часть сотрудников, там-сям не дорабатывает, да везде есть уважительные причины. А кадровик в это время попустительствует, в итоге компания не дополучает прибыль или хуже того, терпит убытки.
Пусть в итоге, это отражается на эффективности сотрудников, всего лишь в размере 5%. Посчитаем:
-5% в выручке
+5% к затратам
+5% к зарплате
+5% к налогам
В итоге это потеря 5% в доходах 5% во всех затратах итого 10%.
Если компания имеет, например 10% прибыли, тогда устранив выше оговоренные недоработки получим +10%, а это +100% к прибыли. Это, то что, не дополучает собственник в силу своего человеколюбия и не четкой задачи перед кадровиком. Это те ресурсы, которых не хватаете для развития компании и предложения достойной заработной платы этим же сотрудникам.
Как снять сотрудников с шеи?
Ряд рекомендаций как ситуацию поставить с головы на ноги:
- Привести кадровые документы в порядок.
- Любые просьбы сотрудников оформлять заявлением.
- Срочные «отпроситься с работы» все через заявление и предварительное рассмотрение с точки зрения, а может ли компания позволить себе отпустить сотрудника в этот день.
- Если все-таки, принято решение дать сотруднику «без содержания», не забывайте, что для компании может быть выгодно – «с последующей отработкой», делаете соответствующую резолюцию на заявлении и держите на контроле.
- Утвердите график отпусков, и правила предоставления внеплановых отпусков, корректировки графика. Все в рамках законодательства, но не все знают эти рамки.
- Если сотрудник не выполняет задачи в срок, так как нужно, или делает, но по своему. Начинаем брать объяснительные по существу, что бы сотрудник написал, как он принял решение делать по своему или не делать. Возможно есть системная ошибка. Далее задачи даем письменно, возможно сотрудника, это приведет "в чувство".
- Если человек отказывается давать объяснительные, привлекаете кадровика и членов комиссии, которая зафиксирует его отказ давать объяснительную в протоколе.
Эти несколько шагов уже настроят коллектив на нужный лад. Да кто-то может уйти, но уйдут те, кто создавали ИБД.
Задача не уволить персонал, а начать фиксировать двусторонние отношения и выполнение двусторонних обязательств. В этом случае у собственника/руководителя на руках всегда будут аргументы, не искаженная ситуация, и сильная позиция.
Важно, что бы сотрудники почувствовали, что за каждый переход границ, нужно писать объяснительную, либо заявление-просьбу. Сотрудник на работу приходит работать, выполнять поставленные задачи за заработную плату, а не заниматься своими делами, как ему хочется, подрабатывать на стороне и делать одолжения руководству.
Что дальше?
Конечно, идеальная ситуация когда все прописано - инструкции, регламенты, но это очень сложная, дорогая задача. При этом компания, - это живой организм и процессы находятся в постоянном изменении. Поэтому, в наших проектах мы не беремся за описание всех процессов и регламентов, хотя проекты были, когда мы описывали деятельность целых машиностроительных заводов.
Мы придерживаемся ТОС – теории ограничений системы, а именно ставим задачу, выявить «узкое место» (бутылочное горлышко) системы на текущий момент, которое ограничивает компанию в получении большего результата, оно на любой момент времени всего лишь одно, двух быть не может. Как только мы нашли это «узкое место» (бутылочное горышко), становится понятно, где в первую очередь нужно все описывать. Здесь нас интересует выполнение задач вплоть до-поминутно, и это сразу добавить результативность бизнеса в целом.
Важно понимать, что на любой момент времени 100% загрузка может быть только в "узком звене", другие сотрудники ни когда не будут загружены на 100%. Цель загрузить всех - не верная цель, не загруженность некоторых звеньев обусловлена необходимостью буфера, например они не загружены, но в нужный момент быстро решают подготовительные/подводящие задачи необходимые для "узкого звена" (бутылочного горлышка). Но на размер буфера нужно обращать внимание, он бывает чрезмерным. Так же на буфер нужно смотреть со стратегической точки зрения, если мы планируем нарастить обороты в ближайшее время, то этот буфер нам понадобиться.
Ну вот мы с вами ушли в управление производством, а нужно ли это знать кадровику, да еще и так думать? Конечно да, кадровик отвечает за самый ценный ресурс в компании и он должен знать какие планы,по каким подразделениям, где проблемы, где дефицит, и участвовать в решении этих проблем.
