Оптимизация договорных процессов
Серия статей "Антикризисные мероприятия"
Проблема со сроком прохождения договоров процедуры согласования, учета в разрезе договоров стоит перед многими предприятиями, это приводит к потере новых и старых клиентов, возникновению проблем с существующими клиентами и поставщиками.
Индикаторы существования проблем в договорных процессах:
Большие сроки согласования типовых договоров;
Утеря некоторых договоров;
Отсутствие специально отведенных папок для хранения договоров;
Отсутствие кураторов по некоторым договорам, контрагентам;
Большой поток документов связанных с договорами;
Высокие риски возникновения дополнительных обязательств по договорам;
Учет в бухгалтерии не ведется в разрезе договоров;
Часть договоров отсутствует
Причины возникновения подобных проблем, наличие не эффективных регламентов и процессов, либо их отсутствие, возможно также отсутствие ответственного за процесс.
В случае если организация договорных процессов у Вас на начальной стадии, то:
Напишите список типов договоров вашей организации.
По каждому типу составьте список тех, кто по-Вашему мнению должен ознакомиться с договором.
Для каждого сотрудника напишите, какие разделы и какие условия договора сотрудник должен проверять, это сэкономит время на прохождение договором процедуры согласования. Например, юрист проверяет весь договор, бухгалтер – условия оплаты и т.д.
Заведите «бигунок» лист согласования договора, в нем указывается номер договора, дата, инициатор, предмет, комментарии о цели, особые условия, на которые стоит обратить внимание. Также составьте список лиц, с которыми необходимо согласовать договор и завизировать «бигунок».
Вам понадобится в системе завести статус договора: действующий, закрытый. При появлении договора и проверке юристом, договор будет заводится в учетной системе и ему будет присваиваться уникальный номер в учетной системе. Этот номер нужно пометить на договоре. При заведении договор имеет статус «закрыт», после подписания и возврат договора в юридический отдел, договор приобретет статус «действует».
Для начала определитесь каким образом Вы хотели бы организовать анализ договоров:
- это собственный юрист;
- юрист на пол ставки;
- юридическая компания (аутсорсинг).
В условиях кризиса рекомендую выбирать наиболее дешевый, но необязательно он будет самым простым, придется подумать, как организовать процесс взаимодействия.
Почему юристы до сих пор не организовали эффективный процесс? Потому, что не все даже превосходные юристы, являются хорошими организаторами, также в организации могли сложится стереотипы работы до его появления. Кто заинтересован в организации чаще всего в наличии договоров: это юристы в виду сфер ответственности и бухгалтера в силу требований учета, это те службы, которые Вас поддержат в вашем начинании, как использовать поддержку во благо?
Нам приходилось организовывать учет договоров в крупной компании. Задача стояла организовать работу со всеми контрагентами только по подписанным договорам. Начальник юридического отдела на первой встрече высказал мнение, что не реально заставить сотрудников подписывать, согласовывать и возвращать договора, они уже пробовали не раз.
Вопрос был решен в течении одной недели, нашлись все договора и их стали оформлять вовремя, для сотрудников это стало возможным. Поставили жесткое условие, что при заведении в учетной системе платежного поручения, его нельзя проводить без указания номера договора, а право заводить договор в учетную систему оставили исключительно за юридическим отделом с условием наличия договора.
В результате все заинтересованные лица получили прозрачность взаиморасчетов с контрагентами, причем в разрезе договоров.
Отсутствие адекватной информации по исполнению договора могут обойтись компании дорого. В случае проблем с договорами компания теряет не только деньги, но и добрые отношения со своими контрагентами, а в конечном итоге – и деловую репутацию. Этого за деньги не купишь!
Распопин Алексей Александрович
Эксперт, Учредитель ООО Консалтинговая группа «Резалт»