Наведите порядок в номенклатуре

Понятная номенклатура необходима всем предприятиям и почти всему персоналу организации. Если наименование не возможно без посторонней помощи сопоставить с товаром, это однозначно приведет к потерям: товара или времени на идентификацию. От беспорядка в номенклатуре страдают: сбыт, снабжение, производство, финансисты и экономисты. На многих предприятиях сотрудникам дозволено проявлять творчество в присвоении номенклатуре наименований, тем самым захламлять базу данных, дублировать номенклатуру и создавать трудности для коллег.

Действия по наведению порядка в номенклатуре:

1. Разбейте вашу номенклатуру на группы: «Продукция», «Материалы». К группе «Продукция» относится продукция, не подлежащая дальнейшей переработке. Далее разделите номенклатуру на группы с одинаковыми свойствами, обычно эти группы совпадают с функциональными группами.
2. По каждой выделенной группе номенклатуры определите свойства и их количество. Важно, определить достаточный максимум свойств.
3. Определите характеристики, некоторые учетные системы это позволяют, то есть некоторые свойства будут переведены в разряд характеристик. Обычно в характеристики переводят те свойства, которые «раздувают номенклатуру», Например предприятие торгует «Кругами из картона красного цвета диаметр от 10 до 150», в итоге появляется целый ряд номенклатуры, используя характеристику «диаметр», сокращаем до одной номенклатуры.
4. Для выделенных свойств определите порядок написания в номенклатуре, порядок должен быть от более значимого и осязаемого, к менее значимому. В дальнейшем при заведении новой номенклатуры должны указываться все свойства, если не возможно указать все свойства, значит этот товар относится не к этой группе.
5. Для согласования новой номенклатуры с подразделениями предприятия создайте сокращенный список номенклатуры, согласуйте список со всеми службами.
6. Заведите отдельную базу или папку для новой номенклатуры. Заведите в базе данных новую номенклатуру и переходите на работу в ней, если в той же базе, то необходимо перевести все остатки со старой номенклатуры на новую.
7. Определите одно должностное лицо, которое может вводить номенклатуру продукции.

На некоторых предприятиях производятся или закупаются изделия, которые не поддаются классификации, например, изделий одного вида могут быть сотни, возникает вопрос нужно ли их забивать в базу? Из нашей практики в таких случаях важно и нужно забивать все варианты, если вы начнете "копать" то их не так уж и много, по одному виду номенклатуры, на наш взгляд нормальное количество может достигать 500-1000 номенклатурных единиц по времени 1-2 часа работы. Что это даст? У Вас не останется номенклатуры без названия, функция продавцов, операторов, менеджеров, будет сведена, исключительно только к выбору номенклатуры. Документы распечатываемые и передаваемые в другие подразделения будут содержать понятную и главное правильно названную номенклатуру, с содержанием всех свойств и характеристик.

Если Вы производите сложные объекты, то делите их на составляющие и снова классифицируйте, далее вы подойдете к модульному производству и продаже, планированию производства, закупки опережение составляющих.

Что дает унификация номенклатуры:

1. Структурирование того, что вы продаете и из чего делаете.
2. Идентификация номенклатуры любым сотрудником Вашей организации, клиентом, поставщиком и т.д.
3. Сокращает время на уточнение между подразделениями организации того, что написано в документах.
4. Сокращает время обучения нового персонала.
5. Снижает требования к менеджерам к знанию номенклатуры, теперь они могут все увидеть из названия.
6. Оптимизирует бизнес-процессы, действия сотрудников сводятся только к выбору номенклатуры.
7. Производственные предприятия, могут начать использовать спецификации и комплекты.
8. Понятный для всех Прайс-лист

Таким образом, систематизировав номенклатуру, Вы раскрутите целый клубок проблем и бесполезных процессов.

Распопин Алексей Александрович
Консультант по управлению и организационному развитию,
Директор, ООО Консалтинговая группа «Резалт»