Упорядочение корпоративной информации
Ключевой результат
Упорядочение корпоративной информации, сокращающее время поиска данных в 3 раза и исключающая потерю документов.
Суть упорядочения корпоративной информации в одном предложении
Создание единых правил и методологий создания, хранения, систематизации, кодирования информации, обеспечивающих прозрачность и доступность данных на всех уровнях компании.
Для какого бизнеса подходит
Для производственных предприятий, строительных компаний, IT-компаний, юридических фирм и организаций с большим объемом документации и проектной деятельности.
Почему упорядочение корпоративной информации необходимо именно сейчас?
В условиях цифровой трансформации несистематизированные данные становятся "информационным хаосом", который ежедневно плодится, тормозит принятие решений и увеличивает операционные риски.
Закажите аудит, если вы наблюдаете:
Каждый сотрудник создает свою систему папок и названий
Невозможно отследить историю изменений чертежей и документов
Один и тот же файл хранится в 10 разных местах
Уходит более 15 минут на поиск нужного документа или письма
Нет единых правил именования и хранения файлов
Сложно подготовить документы для проверок или суда
Аналог мусорной корзины
содержат рабочие файлы, структура у всех сотрудников своя
все темы разные, из темы не понятно содержание, невозможно быстро вычленить переписку по конкретному проекту с клиентом, поставщиками, государственными органами
Ключевые направления работы
Мы создаем систему управления корпоративной информацией от анализа текущего состояния до внедрения стандартов.
- Анализ информационных потоков
- Диагностика текущей корпоративной информации, системы хранения данных и документооборота
- Выявление ключевых проблем и "узких мест" в работе с информацией
- Анализ переписки с клиентами и поставщиками
- Выявление потребителей и целей потребления информации
- Разработка системы классификации
- Создание единой структуры папок и каталогов
- Разработка стандартов именования файлов и документов
- Внедрение системы версионирования и/или ИЗМов для чертежей и проектов
- Внедрение и регламентация
- Разработка регламентов работы с документами и перепиской
- Создание системы доступа и прав пользователей
- Обучение сотрудников новым стандартам работы
Наша задача заложить железный фундамент вашей системы, которая продолжит развиваться и без нас
Наши методы работы
Проводим полный аудит существующих систем хранения информации
Создаем логичную иерархию каталогов и папок
Разрабатываем единые правила именования файлов и документов
Создание системы версий для всех документов
Настраиваем автоматическую классификацию и распределение
Проводим практические обучение по работе в новой методологии
Разрабатываем инструкции и правила работы с информацией
Мы фокусируемся на главном: Создании простой и интуитивно понятной системы, которая становится естественной частью рабочих процессов, а не дополнительной бюрократической нагрузкой для сотрудников или новой ИТ-системой.
Этапы упорядочения корпоративной информации
Проводим интервью с сотрудниками, анализируем текущие системы хранения, выявляем основные проблемы
Разрабатываем структуру каталогов, правила именования, систему версионирования
Мигрируем данные в новую структуру, настраиваем доступы, обучаем сотрудников
Контролируем соблюдение стандартов, корректируем систему по мере необходимости
Ваш результат после упорядочения корпоративной информации
После внедрения системы вы получаете упорядоченное информационное пространство и эффективные процессы работы с данными.
Каждый сотрудник в вашей компании работающий с файлами, электронной почтой находится в той структуре данных которая есть у вас. Каждый день, каждый сотрудник тратит время на поиск файлов, писем, чертежей, проектов, контактов и т.д., а за время поиска каждому сотруднику вы платите заработную плату и налоги, не считая накладных. Это и есть цена отсутствия методологии хранения данных.
Кейс:
Расчет стоимости поиска информации: Компания в которой с информацией работают ИТР-специалисты 20 человек. Ежедневно каждый сотрудник тратит в среднем 10 минут в час на поиск информации: писем, файлов документов. Это 10 минут Х 8 часов Х 20 человек Х 22 дня Х 12 месяцев = 7040 часов компания оплатила за поиск информации, предварительно оплатив за то чтобы информацию хорошо спрятали. Стоимость сотрудников, тыс. руб.: оклад (80) + налоги 42% (34) + накладные аренда, электричество, бухгалтерия и т.д. (50) = 164 тыс.руб./1 сотрудник 164 / 22 дня / 8 часов = 931 руб./час. сотрудника ИТР Рассчитаем стоимость поиска информации для компании в год 7040 часов Х 931 руб./час = 6 554 240 руб. Рассчитаем стоимость в год 1 минуты поиска в час 6 554 240 руб./10 мин. = 655 424 руб. Это не считая переделок связанных с потерей информации, проигранных судов, упущенных возможностей, снижения эффективности, брака и т.д.
Любой документ находится за 2-3 минуты вместо 15-20
Четкая история изменений для чертежей и важных документов
Все сотрудники работают по одинаковым правилам
Исключено случайное удаление или перезапись файлов
Быстрая подготовка документов для проверок и судебных дел
Быстрое поднятие переписки по любому проекту
Профессиональный взгляд на ваш бизнес
Мы успешно внедряли системы структуризации данных на производственных предприятиях, в проектных институтах, IT-компаниях и юридических фирмах, где объем информации напрямую влияет на эффективность работы.
Готовы навести порядок в корпоративной информации? Закажите экспресс аудит системы хранения данных и получите план улучшений уже через 3 дня.
Заказать Упорядочение корпоративной информации
Созвониться по телефону
+7-912-479-61-17
либо выслать заявку на почту
result495@mail.ru