Реинжиниринг бизнес-процессов

Одной из основных задач документирования архитектуры компании является создание системы взаимосвязанных моделей, предназначенных для дальнейшего анализа бизнес процессов с целью выявления проблем, влияющих на эффективность деятельности организации. Как правило, анализ бизнес процессов направлен на выявление следующих факторов:

• важных характеристик процесса (результативности, эффективности и так далее.);
• времени выполнения процесса или отдельных подпроцессов, сроков окончания операций;
• ключевых показателей результативности процессов (KPIs);
• операционных рисков;
• организационных и информационных разрывов;
• полноты, адекватности и своевременности используемой информации;
• результативности управления информационными потоками;
• дублирования и/или избыточности функций;
• логических ошибок в процессах.

При проведении анализа процессов мы акцентируем внимание на взаимодействии организационной структуры и бизнес процессов, при этом проводится детальный анализ сфер ответственности сотрудников при выполнении процессов. Особое внимание уделяется моментам передачи ответственности, кроме того, все функции и процессы анализируются с точки зрения соответствия затрачиваемых ресурсов и получаемых результатов.

Анализ процессов происходит в нескольких направлениях и зависит от поставленных задач и от специфики процессов. Прежде всего, определяются цели и задачи оптимизации, задаются критерии оптимизации и параметры целевых процессов. В ходе анализа процессов используются специализированные методики и соответствующие инструментальные средства. Ниже представлены некоторые образцы документов и элементов документов.

Результатом описания бизнес процессов станут следующие документы:

• альбом бизнес процессов «как есть» и альбом «как надо»;
• дерево бизнес процессов (единая картина функционального распределения всех описанных бизнес процессов);
• сводные таблицы в разрезе: бизнес процессы, участник процесса, действия участника;
• сводные таблицы в разрезе: документы, действия по отношению к документу, исполнители;
• распределение контрольных точек регламентированных бизнес процессов в пределах месяца;
• распределение контрольных точек бизнес процессов, инициируемых ежедневно, в пределах дня;
• матрица, документ, исполнитель, действие;
• положение по документообороту;
• дополнительные инструкции по некоторым процессам с описанием требований и правил заполнения, принятия документов;
• положения по подразделениям компании, включающие следующие разделы:
  • Перечень бизнес процессов подразделения;
  • Матрица по подразделению документ, исполнитель, действие;
  • Сводная таблица по получателю документа (кто получает), поставщику документа (от кого получает), документ (какой документ получает);
  • Сводная таблица по поставщику документа (кто передает), получателю документа (кому передает), документ (какой документ передает).
• должностные инструкции включают части приведенных выше документов, относящиеся к конкретному работнику, а также следующие разделы:
  • Конкретные и понятные должностные обязанности и операции, которые можно видеть в бизнес процессах;
  • Показатели эффективности работника, вытекающие из ключевых операций описанных бизнес процессов, предлагаемые нами показатели имеют количественное, суммовое либо временное измерение.