Установите процедуру согласования и расходования денежных средств
Серия статей "Антикризисные мероприятия"
У Вас уходит достаточно много времени на работу с платежами и на финансовый контроль, стол завален пачками счетов. В кабинет врываются периодически сотрудники со срочными платежами, приходится тратить время на выяснение действительно это срочные платежи, либо срочные только для сотрудника в силу неопытности. Установите несколько простых правил и процедур и сможете заняться работой с клиентами, а не решением вопросов необходимости траты денежных средств.
- Определить ответственных по группам статей. Расходы по статье должен контролировать сотрудник, знающий приобретаемый товар или услугу, а так же он должен ставить свою визу на заявке расходования денежных средств.
- Разработать форму заявки на расходование денежных средств, обязательными реквизитами являются: назначение платежа, центр затрат (подразделение, для функционирования которого производится закупка) и инициатор платежа.
- Использовать счета от поставщиков как заявку на расходование средств, но на счете должны быть указаны все реквизиты, перечисленные в пп.2, рукописно.
- Определить до какого часа принимаются заявки на следующий день.
- Установить правило запрещающее проводить платежи, без согласованных предварительных заявок на платеж.
- Если у Вас действует система бюджетирования, определить сотрудника, который будет выполнять функцию казначея, то есть контролировать заявки расходования средств на соответствие их утвержденным бюджетам.
- Определить стандартные визы для директора, например: оплатить, частично оплатить, отклонить, вопрос.
Распопин Алексей Александрович
Эксперт, учредитель, ООО Консалтинговая группа «Резалт»