Главная » Консалтинг » Учет и контроль » Управления договорными отношениями

Управления договорными отношениями

Основные задачи, решаемые Управлением договорами:

  • аудит существующей системы управления договорными отношениями;
  • формирование и ведение карточки договорного документа на протяжении всего жизненного цикла, начиная от стадии заключения и заканчивая закрытием договора;
  • формирование и ведение реестра договоров компании;
  • автоматизированная процедура получения фактических данных об исполнении договора;
  • автоматическая процедура согласования договоров с финансовыми бюджетами;
  • внесение изменений в регламент по согласованию договором (либо разработка регламента);
  • формирование графика поставок и графика платежей в разрезе каждого договора;
  • формирование отчетных форм в различных аналитических разрезах.

Внедрение системы управления договорами ориентировано на упорядочение работы с договорными документами и повышение ответственности руководителей подразделений, участвующих в договорной работе, за качество принимаемых решений.

В целях постановки на предприятии системы управления договорами может быть произведена оптимизация организационно-функциональной структуры предприятия в части определения функций договорной службы, должностных обязанностей ее сотрудников и регламентов работы.

Основные задачи, решаемые системой Управления договорами:

  • формирование и ведение карточки договорного документа на протяжении всего жизненного цикла, от стадии заключения до завершения действия договора;
  • формирование и ведение реестра договоров компании;
  • автоматизированная процедура получения фактических данных об исполнении договора;
  • автоматическая процедура согласования договоров с финансовыми бюджетами;
  • формирование графика поставок и графика платежей в разрезе каждого договора;
  • формирование отчетных форм в различных аналитических разрезах;
  • синхронизация справочников договоров и контрагентов с существующими системами на предприятии.

Наиболее важным этапом в процессе разработки Концепции системы управления договорами является определение бизнес-процессов системы. В зависимости от типа предприятия, специфики деятельности и сложившейся схемы ведения бизнеса, процессы, реализуемые в системе. Управления договорами, могут быть различны.

Укрупнено можно выделить следующие типовые бизнес-процессы, которые реализуются в системе Управления договорами:

  • заключение договора;
  • исполнение договора;
  • закрытие договора.

Заключение договора

На этапе заключения договора в Системе реализованы такие возможности, как:

  • согласование договорного документа с сотрудниками всех заинтересованных служб, включая контроль на соответствие статьям бюджета;
  • согласование с контрагентом условий договорного документа, регистрация в системе всех разногласий, возникших в процессе переговоров в виде протокола согласования;
  • регистрация договорного документа.

Исполнение договора

На этапе исполнения договора в Системе реализованы:

  • контроль исполнения обязательств по поставке на основании данных о фактически произведенных поставках, выгруженных из системы бухгалтерского учета;
  • контроль исполнения обязательств по оплате с возможностью формирования Заявки на оплату и загрузки данных из других систем о фактических произведенных оплатах;
  • сверка исполнения договорного документа с Контрагентом;
  • формирование отчета об исполнении договорного документа;
  • осуществление претензионной и судебной работы.

Закрытие договора

На этапе закрытия договора в Системе реализованы такие возможности, как:

  • формирование Листа закрытия договорного документа;
  • согласование закрытия договорного документа с сотрудниками всех заинтересованных служб;
  • изменение статуса договора.

Автоматизированная система Управления договорами может внедряться как независимый программный продукт, так и интегрированный с другими информационными системами, которые разработаны на предприятии.